Adatvédelmi szabályzat 

Cégnév: Horváth Borház Bt.

Székhely: 8272 Szentjakabfa Fő utca 2.

Cégjegyzékszám: 19 06 505984

Adószám: 20963387219 

Elérhetőség: www.mandulaskert.com 

Képviseli: Varga Zoltán Kristóf

I.FEJEZET 

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 

I.1. Bevezetés 

Adatkezelő kinyilvánítja, hogy adatkezelési tevékenységét úgy végzi, hogy az minden körülmények között feleljen meg a hatályos jogszabályoknak, vonatkozó előírásoknak és hatósági állásfoglalásoknak, ennek érdekében meghozza a megfelelő belső szabályokat, technikai és szervezési intézkedéseket. 

Jelen szabályzat kiadásakor az Adatkezelő irányadónak tekinti különösen: 

Az Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: Rendelet) 

Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.) rendelkezéseit. 

I.2. A szabályzat célja 

1. A szabályzat célja azon belső szabályok megállapítása és intézkedések megalapozása, amelyek biztosítják, hogy az Adatkezelő adatkezelési tevékenysége megfeleljen a Rendelet, és az Info tv. és egyéb irányadó jogszabályok rendelkezéseinek. 

2. A szabályzat célja továbbá, hogy a Rendeletnek, és az abban megfogalmazott, a személyes adatok kezelésére vonatkozó elveknek (5. cikk) való megfelelés Adatkezelő általi igazolására szolgáljon. 

3. A szabályzat célja továbbá, hogy az Adatkezelő dolgozói számára munkájuk során egyértelmű iránymutatásként szolgálhasson az adatkezelési folyamataik kérdésében. 

I.3. A szabályzat hatálya 

(1) E szabályzat hatálya kiterjed az Adatkezelő minden munkatársára azokban az ügyekben, amelyekben természetes személyre vonatkozó személyes adatokat kezel, vagy a személyes adatokhoz bármilyen módon hozzáfér. 

(2) A szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi személy elérhetőségére vonatkozó adatokat. 

I. 4. Fogalom meghatározások 

E szabályzat alkalmazásában irányadó fogalom meghatározásokat a Rendelet 4. cikke tartalmazza. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat: 

1. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható; 

2. „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés; 

3. „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából; 

4. „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják; 

5. „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni; 

6. „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető; 

7. „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja; 

8. „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;

9. „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak; 

10. „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak; 

11. „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez; 

12. „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi. 

II. FEJEZET 

AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA 

II.1. Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján 

(1) A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett írásos hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez jelen szabályzat mellékletét képező „Hozzájáruló nyilatkozat” elnevezésű iraton kell beszerezni. 

(2) Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett az Adatkezelő internetes honlapjának megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet, az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevétele során erre vonatkozó technikai beállításokat hajt végre, valamint bármely egyéb olyan nyilatkozat vagy cselekedet is, amely az adott összefüggésben az érintett hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez egyértelműen jelzi. A hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés ezért nem minősül hozzájárulásnak. 

(3) A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni. 

(4) Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg, amely más ügyekre is vonatkozik – pl. szolgáltatási szerződés megkötése - a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világos és egyszerű nyelvezettel. Az érintett hozzájárulását tartalmazó ilyen nyilatkozat bármely olyan része, amely sérti a Rendeletet, kötelező erővel nem bír. Az Adatkezelő nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez. 

(5) A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását. 

(6) Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az Adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti. 

II.2. az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges 

A szerződés megkötésekor megadott személyes adatok az Adatkezelő számára szükségesek a szerződés teljesítéséhez. Ez az érdek elegendő jogalap a személyes adatok kezeléséhez. Az érdek mindaddig fennáll, amíg a teljesített szerződéshez kapcsolódóan jogos érdekek érvényesítésére sor kerülhet – azaz a szerződés teljesítését követő általános öt éves polgári jogi igényérvényesítési határidő lejártáig (kivéve azon eseteket, amelyeknél jogszabály rövidebb igényérvényesítési határidőt határoz meg). 

II.3. az adatkezelés az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges 

II.3.1 Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából 

Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vevőként, szállítóként vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait. Az adatok kezelése különösen az általános forgalmi adóról szóló 2017. évi CXXVII. tv. 169.§, és 202.§-a, valamint a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167.§-a, illetve a alapján történik. 

II.3.2. Kifizetői adatkezelés 

Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és járulékkötelezettségek teljesítése (adó-, adóelőleg, járulékok megállapítása, bérszámfejtés, társadalombiztosítási, nyugdíj ügyintézés) céljából kezeli azon érintettek – munkavállalók, családtagjaik, foglalkoztatottak, egyéb juttatásban részesülők – adótörvényekben előírt személyes adatait, akikkel az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 7.§ 31. szerinti kifizetői kapcsolatban áll. A kezelt adatok körét az Art. 50.§-a határozza meg, külön is kiemelve ebből: a természetes

személy természetes személyazonosító adatait, nemét, állampolgárságát, a természetes személy adóazonosító jelét, társadalombiztosítási azonosító jelét (TAJ szám). Amennyiben az adótörvények ehhez jogkövetkezményt fűznek, az Adatkezelő kezelheti a munkavállalók egészségügyi (Szja tv. 40.§) és szakszervezeti (Szja 47.§(2) b./) tagságra vonatkozó adatokat adó és járulékkötelezettségek teljesítése (bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából. 

II.3.3. A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés 

(1) Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén kezeli a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Levéltári törvény) szerint maradandó értékűnek minősülő iratait abból a célból, hogy az Adatkezelő irattári anyagának maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon. Az adattárolás ideje: a közlevéltár részére történő átadásig. 

(2) A személyes adatok címzettjeire és az adatkezelés egyéb kérdéseire a Levéltári törvény irányadó. 

II.3.4. Adatkezelés egyéb jogszabályi felhatalmazás alapján 

Adatkezelő jelen szabályzat függelékeiben meghatározott módon és jogalapon kezel személyes adatokat. Erre tekintettel az Adatkezelő jelen szabályzat függelékeiben esetlegesen meghatározott külön jogszabályhelyek alapján is kezel(het) személyes adatokat. 

II.4 az adatkezelés az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges 

Az adatkezelés jogalapja lehet az is, hogy az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges. A jogos érdek alapján történő adatkezelés esetén mindig szükséges érdekmérlegelési-vizsgálatot végezni, hogy az érvényesíteni kívánt érdek nagyobb-e, mint a személyes adatok védelméhez fűződő érdek. Az erre vonatkozó értékelés bemutatására Adatkezelő köteles. 

III. FEJEZET 

AZ ÉRINTETTEK TÁJÉKOZTATÁSA 

III.1. Az Adatkezelő függetlenül az adatkezelés jogalapjától az érintetteket az alábbiak szerint tájékoztatja az adatkezelés tényéről 

Az Adatkezelő a jelen szabályzat mellékletei szerinti adatkezelési tájékoztatót elérhetővé teszi az érintettek számára. E tájékoztató célja, hogy az érintetteket e nyilvánosan is elérhető formában az adatkezelés megkezdése előtt és annak folyamán is egyértelműen és részletesen tájékoztassa az adataik kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Ezen adatkezelési tájékoztatót a legfontosabb adatkezelési lépések mindegyikénél külön linkkel jelölve megismerhetővé kell tenni (például egy regisztráció esetében a regisztráció előtt, a regisztráció folyamatánál, stb.). E tájékoztató elérhetőségéről az érintetteket tájékoztatni kell. 

IV. FEJEZET 

AZ ADATKEZELŐ EGYES ADATKEZLÉSEI 

Munkaügyi, személyzeti adatok 

Munkaügyi adatok kezelésére vonatkozó általános szabályok 

(1) A munkavállalóktól kizárólag olyan adatok kérhetők és tarthatók nyilván, valamint olyan munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatok végezhetők, amelyek munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához és megszüntetéséhez, illetve a szociális-jóléti juttatások biztosításához szükségesek és a munkavállaló személyhez fűződő jogait nem sértik. 

(2) Az Adatkezelő munkavállalói adatai közül a Rendelet 6. cikk (1) bekezdése b) (az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges) és c) (az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges) jogcímén munkaviszony létesítése céljából kezeli a jelen szabályzat függelékében meghatározott adatokat. 

(3) Az Adatkezelő munkavállalói adatai közül a Rendelet 6. cikk (1) bekezdése b) (az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges) és c) (az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges) jogcímén munkaviszony fenntartása vagy megszűnése céljából kezeli a jelen szabályzat függelékben meghatározott adatokat. 

(4) Betegségre és szakszervezeti tagságára vonatkozó adatokat a munkáltató csak a Munka Törvénykönyvében meghatározott jog, vagy kötelezettség teljesítése céljából kezel. 

(5) A személyes adatok címzettjei: a munkáltató vezetője, munkáltatói jogkör gyakorlója és utasítási joggal rendelkező felettese, az Adatkezelő munkaügyi feladatokat ellátó munkavállalói és a jelen szabályzat mellékletét képező „adattovábbítások nyilvántartása” elnevezésű nyilvántartásban rögzített adatfeldolgozók. 

(6) A személyes adatok tárolásának időtartama: Jelen szabályzat függelékében adat fajtánként részletezettek szerint. 

(7) Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a Munka törvénykönyvén alapul és szerződés teljesítéséhez vagy jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges. 

(8) A munkáltató a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a jelen szabályzat melléklete szerinti Tájékoztató átadásával tájékoztatja a munkavállalót személyes adatainak kezeléséről és személyhez fűződő jogairól. 

Szerződéshez kapcsolódó adatkezelések 

Szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők nyilvántartása 

(1) Az Adatkezelő szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése, szerződési kedvezmény nyújtása céljából kezeli a vele vevőként szerződött természetes személy jelen szabályzat függelékében meghatározott adatait. 

Ezen adatkezelés jogszerűnek minősül akkor is, ha az adatkezelés a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges. 

A személyes adatok címzettjei: az Adatkezelő ügyfélkiszolgálással kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, könyvelési, adózási feladatokat ellátó munkavállalói, és adatfeldolgozói. 

A személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 5 év. 

(2) Az érintett természetes személlyel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a szerződés teljesítése jogcímén alapul, ez a tájékoztatás történhet a szerződésben is. Az érintettet személyes adatai adatfeldolgozó részére történő átadásáról illetve az adatok kezelésére vonatkozó adatkezelési szabályokról tájékoztatni kell. 

Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai 

(1) A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e-mail címe, online azonosítója. 

(2) A személyes adatok kezelésének célja: a Társaság jogi személy partnerével kötött szerződés teljesítése, üzleti kapcsolattartás, 

(3) Az adatkezelés jogalapja: Adatkezelő jogos érdeke (az érdekmérlegelési vizsgálat az Adatkezelő adatvédelmi dokumentumai között került elhelyezésre) 

(3) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaság ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói. 

(4) A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az érintett képviselői minőségének fennállását követő 5 évig. 

Látogatói adatkezelés az Adatkezelő honlapján - Tájékoztatás sütik (cookie) alkalmazásáról 

(1) A Sütik (cookie-k) rövid adatfájlok, melyeket a meglátogatott honlap helyez el a felhasználó számítógépén. A cookie célja, hogy az adott infokommunikációs, internetes szolgáltatást megkönnyítse, kényelmesebbé tegye. Számos fajtája létezik, de általában két nagy csoportba sorolhatóak. Az egyik az ideiglenes cookie, amelyet a honlap csak egy adott munkamenet során (pl.: egy internetes bankolás biztonsági azonosítása alatt) helyez el a felhasználó eszközén, a másik fajtája az állandó cookie (pl.: egy honlap nyelvi beállítása), amely addig marad a számítógépen, amíg a felhasználó le nem törli azt. Az Európai Bizottság irányelvei alapján cookie-kat [kivéve, ha azok az adott szolgáltatás használatához elengedhetetlenül szükségesek] csak a felhasználó engedélyével lehet a felhasználó eszközén elhelyezni. 

(2) A felhasználó hozzájárulását nem igénylő sütik esetében a honlap első látogatása során kell tájékoztatást nyújtani. Nem szükséges, hogy a sütikre vonatkozó tájékoztató teljes szövege megjelenjen a honlapon, elegendő, ha a honlap üzemeltetői röviden összefoglalják a tájékoztatás lényegét, és egy linken keresztül utalnak a teljes körű tájékoztató elérhetőségére. 

(3) A hozzájárulást igénylő sütik esetében a tájékoztatás kapcsolódhat a honlap első látogatásához is abban az esetben, ha a sütik alkalmazásával együtt járó adatkezelés már az oldal felkeresésével megkezdődik. Amennyiben a süti alkalmazására a felhasználó által kifejezetten kért funkció igénybevételéhez kapcsolódóan kerül sor, akkor a tájékoztatás is megjelenhet e funkció igénybevételéhez kapcsolódóan. Ebben az esetben nem szükséges az, hogy a sütikre vonatkozó tájékoztató teljes szövege megjelenjen a honlapon, elegendő egy rövid összefoglaló a tájékoztatás lényegéről, és egy linken keresztül utalás a teljes körű tájékoztató elérhetőségére. 

(4) A honlapon a sütik alkalmazásáról a látogatót a jelen szabályzat melléklete szerinti sütikre vonatkozó adatkezelési tájékoztatóban tájékoztatni kell. E tájékoztatóval az Adatkezelő biztosítja, hogy a látogató a honlap információs társadalommal összefüggő szolgáltatásainak igénybevétele előtt és az igénybevétel során bármikor megismerhesse, hogy az Adatkezelő mely adatkezelési célokból mely adatfajtákat kezel, ideértve az igénybe vevővel közvetlenül kapcsolatba nem hozható adatok kezelését is. 

V. FEJEZET 

EGYÉB ADATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS RENDELKEZÉSEK 

V.1. Adatbiztonsági intézkedések 

(1) Az Adatkezelő valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a Rendelet és az Infotv., érvényre juttatásához szükségesek.

(2) Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen. 

(3) Az Adatkezelő a személyes adatokat bizalmas adatként minősíti és kezeli. A munkavállalókkal a személyes adatok kezelésére vonatkozóan titoktartási kötelezettséget ír elő. A személyes adatokhoz való hozzáférést az Adatkezelő jogosultsági szintek megadásával korlátozza. 

(4) Az Adatkezelő az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel látja el. 

(5) Az Adatkezelő az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében erre szükségük van. 

(6) A személyes adatok automatizált feldolgozása során az Adatkezelő és az adatfeldolgozók további intézkedésekkel biztosítja: 

a) a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását; 

b) az automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi, adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását; 

c) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy továbbíthatják; 

d) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat, mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe; 

e) a telepített rendszerek üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát és 

f) azt, hogy az automatizált feldolgozás során fellépő hibákról jelentés készüljön. 

(7) Az Adatkezelő a személyes adatok védelme érdekében gondoskodik az elektronikus úton folytatott bejövő és kimenő kommunikáció ellenőrzéséről. 

(8) A folyamatban levő munkavégzés, feldolgozás alatt levő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá, a személyzeti, a bér- és munkaügyi és egyéb személyes adatokat tartalmazó iratokat biztonságosan elzárva kell tartani. 

(9) Biztosítani kell az adatok és az azokat hordozó eszközök, iratok megfelelő fizikai védelmét. 

V.2. Adatvédelmi incidensek kezelése 

V.2.1.1 Az adatvédelmi incidens fogalma 

(1) Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi; 

V.1.2. Adatvédelmi incidensek kezelése, orvoslása 

(1) Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások betartása az Adatkezelő vezetőjének feladata. 

(2) A Rendelet előírja, hogy az olyan adatkezelési incidenst, amely valószínűleg kockázattal jár az érintettek jogaira és szabadságaira nézve, indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül be kell jelenteni a felügyeleti hatóságnak. Ha a 72 órás határidő nem tartható, a késedelem okát meg kell jelölni. 

(3) Ha az incidens személyes adatot érint, döntést kell hozni az érintettekkel való kapcsolattartás terjedelméről, időzítéséről és tartalmáról. A Rendelet előírja, hogy a kapcsolattartásnak „indokolatlan késedelem nélkül” kell megtörténnie, ha az incidens „magas kockázattal jár természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve”. 

(4) Adatkezelő jelen szabályzat rendelkezéseitől az incidens egyedi körülményeinek figyelembevételével, annak minél hatékonyabb orvoslása érdekében eltérhet. 

V.2.1.3. Adatvédelmi incidens kezelésére vonatkozó eljárás 

V.2.1.3.1. Az adatvédelmi incidens belső jelentése 

(1) A gyakorlatban többféle adatvédelmi incidens fordulhat elő, ezek különösen: 

(a) titokvédelmi incidens: ide tartoznak a személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés és nyilvánosságra kerülés esetei; 

(b) adatmódosítási incidens: ide tartoznak azok az esetek, amikor személyes adatok jogosulatlan vagy véletlen módosítása történik. 

(2) Amennyiben az Adatkezelő bármely munkavállalója vagy a társaság személyes adataihoz hozzáférő egyéb személy bármilyen adatvédelmi incidenst, vagy annak reális veszélyét tapasztalja, azt köteles részletesen és haladéktalanul bejelenteni az Adatkezelő vezetőjének, és neki minden segítséget időszerűen megadni az adatvédelmi incidens minél teljesebb körű feltárása és kezelése érdekében. 

(3)A bejelentett incidenseket értékelni és dokumentálni szükséges. Az értékelésnek ki kell térnie különösen az alábbiakra: 

a) az incidens bekövetkezésének időpontja és helye, 

b) az incidens leírása, körülménye, hatásai, 

c) az incidens során kompromittálódott adatok köre, számossága,

d) a kompromittálódott adatokkal érintett személyek köre, 

e) az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírása, 

f) a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírása. (4) Az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza: a) az érintett személyes adatok körét, 

b) az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát, 

c) az adatvédelmi incidens időpontját, 

d) az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait, 

e) az adatvédelmi incidens orvoslására megtett intézkedéseket, f) az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat. 

(5) A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évig meg kell őrizni. 

V.2.1.3.2. Külső tájékoztatási kötelezettségek 

Annak megállapítását követően, hogy adatvédelmi incidens történt, a Rendelet két fél tájékoztatását írja elő. Ezek a következők: 

1. Felügyeleti hatóság 

2. Érintettek 

Az incidenst „a természetes személyek jogaira és szabadságaira” gyakorolt kockázat értékelésétől függően kell jelenteni, ezért az ilyen esetekben el kell végezni ezt a kockázatértékelést. 

V.2.1.3.3.Felügyeleti hatóság 

A Rendelet alapján Adatkezelő tekintetében a felügyeleti hatóság az alábbi: 

Név:  Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság 

Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C 

Telefon: +36 1 391 1400 

Fax: +36 1 391 1410 

Email: ugyfelszolgalat@naih.hu 

V.2.1.3.4. Döntés arról, hogy kell-e értesíteni a felügyeleti hatóságot 

A Rendelet kimondja, hogy az adatkezelési incidenst be kell jelenteni a felügyeleti hatóságnak, „kivéve, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve”. Ennek alapján Adatkezelő köteles értékelni az adatvédelmi incidens által jelentett kockázat szintjét és mértékét, mielőtt dönt arról, hogy tesz-e bejelentést. A kockázatértékelés körében többek között az alábbi szempontokat érdemes figyelembe venni: 

• az incidens jellege (ld. pl. a fenti kategóriákat); 

• az incidenssel érintett személyes adatok természete, érzékenysége és mennyisége; 

• egyéb, relevánsnak tekintett tényezők (ideértve különösen, de nem kizárólagosan az incidens hatásának értékelését). 

A kockázatértékelés módját, az indokolást és a következtetéseket dokumentálni kell. A kockázatértékelés eredményének az alábbi következtetések egyikét kell tartalmaznia: 

1. Az adatvédelmi incidens nem igényel bejelentést 

2. Az adatvédelmi incidenst csak a felügyeleti hatóságnak kell bejelenteni 

3. Az adatvédelmi incidenst a felügyeleti hatóságnak és az érintetteknek egyaránt be kell jelenteni 

V.2.1.3.5. A felügyeleti hatósági bejelentés módja 

Amennyiben a döntés alapján bejelentést kell tenni a felügyeleti hatósághoz, a Rendelet megköveteli, hogy azt „indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott” kell megtenni. Ha jogszerű indok alapján a bejelentést nem teszik meg az előírt határidőn belül, az indokot fel kell tüntetni a bejelentésben. A bejelentést az illetékes adatvédelmi hatóság felé megfelelően, és biztonságos módon kell megtenni. 

V.2.1.3.6. Érintettek 

(i) Döntés arról, hogy tájékoztatják-e az érintetteket 

A Rendelet kimondja, hogy az adatkezelési incidensről tájékoztatni kell az érintettet, „ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve”. 

A Rendelet akkor nem követeli meg az érintettek tájékoztatását, ha az „aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé”. Ilyen esetekben azonban az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni. 

(ii) Az érintettek tájékoztatásának módja 

Miután döntés született arról, hogy az incidens indokolja az érintettek tájékoztatását, a Rendelet alapján a tájékoztatást indokolatlan késedelem nélkül kell megtenni.

Az érintetteknek adott tájékoztatásban „világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét” és a következőket: 

a. az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségét; 

b. az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következmények leírását; és 

c. az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket. 

V.3. Az érintett személy jogai 

V.3.1.1. Előzetes tájékozódáshoz való jog 

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléssel összefüggő tényekről és információkról az adatkezelés megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon.

A tájékoztatásnak ki kell térnie különösen: 

Ha az érintettre vonatkozó személyes adatokat az érintettől gyűjtik, az Adatkezelő a személyes adatok megszerzésének időpontjában az érintett rendelkezésére bocsátja a következő információk mindegyikét: 

a) az Adatkezelőnek és – ha van ilyen – az Adatkezelő képviselőjének a kiléte és elérhetőségei; 

b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen; 

c) a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja; 

d) jogos érdek érvényesítésén alapuló adatkezelés esetén, az Adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekei; 

e) a személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái; 

f) adott esetben annak ténye, hogy az Adatkezelő harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat; 

g) a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól; 

h) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról; 

i) Az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét; 

j) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról; 

k) arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása; 

l) az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel bír. 

V.3.2. Az érintett hozzáférési joga 

Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon: 

a) az adatkezelés céljai; 

b) az érintett személyes adatok kategóriái; 

c) azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket; 

d) adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai; 

e) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen; 

f) a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga; 

g) ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ; 

h) a Rendelet 22. cikk (1) és (4) bekezdésében említett automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár. 

Ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra vonatkozóan a Rendelet 46. cikk szerinti megfelelő garanciákról. 

Az Adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért az Adatkezelő az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az érintett másként kéri. A másolat igénylésére vonatkozó jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait. 

V.3.3. A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll: 

a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték; 

b) az érintett visszavonja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdésének a) pontja vagy a 9. cikk (2) bekezdésének a) pontja értelmében az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja; 

c) az érintett a Rendelet 21. cikk (1) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett a 21. cikk (2) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelés ellen; 

d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték; 

e) a személyes adatokat az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell; 

f) a személyes adatok gyűjtésére a Rendelet 8. cikk (1) bekezdésében említett, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor. 

Ha az Adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és az előbbi 1. pont értelmében azt törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megteszi az észszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat kezelő Adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését. 

V.3.4. Az adatkezelés korlátozásához való jog 

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül: 

a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát; 

b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását; 

c) az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy 

d) az érintett a Rendelet 21. cikk (1) bekezdése szerint tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben. 

Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni. 

Az Adatkezelő az érintettet, akinek a kérésére korlátozták az adatkezelést, az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen tájékoztatja. 

V.3.5. Az adathordozhatósághoz való jog 

Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy Adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik Adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az Adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha: 

a) az adatkezelés hozzájáruláson, vagy szerződésen alapul; és 

b) az adatkezelés automatizált módon történik. 

Az adatok hordozhatóságához való jog gyakorlása során az érintett jogosult arra, hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok Adatkezelők közötti közvetlen továbbítását. 

V.3.6. A tiltakozáshoz való jog 

Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a jogos érdek érvényesítésén alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. 

Ebben az esetben az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak. 

Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen. 

Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők. 

V.3.7. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást 

Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené. 

A fenti jog nem gyakorolható abban az esetben, ha a döntés: 

a) az érintett és az Adatkezelő közötti szerződés megkötése vagy teljesítése érdekében szükséges; 

b) meghozatalát az Adatkezelőre alkalmazandó olyan uniós vagy tagállami jog teszi

lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságainak, valamint jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít; vagy 

c) az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul. 

V.3.8. Az ügyfél, mint érintett kérelmének ügyintézési határideje 

(1) Az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a jogai gyakorlására irányuló kérelme nyomán hozott intézkedésekről. 

(2) Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. 

(3) Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri. 

(4) Ha az Adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával. 

(5) Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Adatkezelő, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre: 

a) díjat számíthat fel, vagy 

b) megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést. 

A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az Adatkezelőt terheli. 

(6) Ha az Adatkezelőnek, megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó természetes személy kilétével kapcsolatban, további, az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérheti. 

V.4. Panasz a felügyeleti hatóságnál 

Az egyéb közigazgatási vagy bírósági jogorvoslatok sérelme nélkül, minden érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál. Adatkezelő felügyeleti hatósága: 

Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság 

Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C 

Telefon: +36 1 391 1400 

Fax: +36 1 391 1410 

Email: ugyfelszolgalat@naih.hu

A panaszok benyújtására és elbírálásuk rendjére a Rendelet és az Info törvény rendelkezései, továbbá a NAIH oldalán leírtak irányadóak. 

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 

VI.7. A szabályzat megállapítása és módosítása 

A szabályzat megállapítására és módosítására az Adatkezelő vezetője jogosult. 

VI.8. Intézkedések a szabályzat megismertetésére 

E szabályzat rendelkezéseit meg kell ismertetni az Adatkezelő valamennyi munkavállalójával (foglalkoztatottjával), és a munkavégzésre irányuló szerződésekben elő kell írni, hogy betartása és érvényesítése minden munkavállaló (foglalkoztatott) lényeges munkaköri kötelezettsége.

2022.01. 15.

Varga Zoltán Kristóf

FÜGGELÉK

​